Datenschutz Backoffice

Informationen zum Datenschutz

eTherapists GmbH
Invalidenstraße 117, 10115 Berlin, Germany

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Dich über unseren Umgang mit deinen personenbezogenen Daten und über deine Rechte nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die eTherapistis GmbH (nachfolgend als „wir“ oder „uns“ bezeichnet).

Here you can find the English version: https://docs.worklifeportal.app/WLP_Data_Protection_Backoffice.pdf (legally binding is the German one).

1. Allgemeine Angaben

1. Kontakt

Wenn Du Fragen oder Anregungen zu diesen Informationen hast oder dich wegen der Geltendmachung deiner Rechte an uns wenden möchten, richte Deine Anfrage bitte an

eTherapists GmbH

Invalidenstraße 117, 10115 Berlin, Germany

E-Mail: dataprivacy.support@health4business.ch

2. Rechtsgrundlagen

Der datenschutzrechtliche Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf einen bestimmten oder bestimmbaren Menschen beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Eine Datenverarbeitung durch uns findet nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis statt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Du bist oder auf deiner Anfrage zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

3. Dauer der Speicherung

Sofern sich aus den folgenden Hinweisen nichts anderes ergibt, speichern wir die Daten nur solange, wie es zur Erreichung des Verarbeitungszwecks oder für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden, werden wir solche personenbezogenen Daten, die in unseren Buchhaltungsdaten enthalten sind, für zehn Jahre aufbewahren und in Handelsbriefen und Verträge vorhandene personenbezogene Daten für sechs Jahre aufbewahren. Im Übrigen werden wir Daten im Zusammenhang mit nachweispflichtigen Einwilligungen sowie mit Reklamations- und Forderungsansprüchen für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahren. Für Werbezwecke gespeicherte Daten werden wir löschen, wenn Du der Verarbeitung zu diesem Zweck widersprichst.

4. Kategorien von Empfängern der Daten

Wir setzen im Rahmen der Verarbeitung deiner Daten Auftragsverarbeiter ein. Zu den durch solche Auftragsverarbeiter ausgeführten Verarbeitungsvorgängen gehören z.B. Hosting, E-Mail-Versand, Wartung und Support von IT-Systemen, Kunden- und Auftragsmanagement, Bestellabwicklung, Buchhaltung und Abrechnung, Marketingmaßnahmen oder Akten- und Datenträgervernichtung. Bei einem Auftragsverarbeiter handelt es sich um eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Auftragsverarbeiter nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, sondern führen die Datenverarbeitung ausschließlich für den Verantwortlichen aus und sind vertraglich zur Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz verpflichtet. Im Übrigen übermitteln wir deine personenbezogenen Daten ggf. an Stellen wie Post- und Zustelldienste, Hausbank, Steuerberatungs-/Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die Finanzverwaltung. Weitere Empfänger ergeben sich ggf. aus den folgenden Hinweisen.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Unsere Datenverarbeitungen können mit der Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten in Drittländer, also Länder, in denen die DSGVO nicht geltendes Recht ist, verbunden sein. Eine solche Übermittlung erfolgt in zulässiger Weise, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in einem solchen Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau geboten ist. Ein Angemessenheitsbeschluss gilt für folgende Länder: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en. Bei Datenübermittlungen in die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss für Unternehmen, die unter dem Privacy Framework zertifiziert und auf dieser Liste (https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search) aufgeführt sind.

Wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nicht vorliegt, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DSGVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO gegeben ist.

Sofern kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt und im Folgenden nichts anderes angegeben ist, verwenden wir für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländern als geeignete Garantien die EU- Standarddatenschutzklauseln. Du hast die Möglichkeit, diese EU-Standarddatenschutzklauseln in Kopie zu erhalten oder einzusehen. Bitte wende Dich dazu an die unter Kontakt angegebene Adresse.

Sofern Du in die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten einwilligst, erfolgt die Übermittlung auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

6. Verarbeitung bei der Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Du deine Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 DSGVO ausübst, verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte durch uns und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Zum Zweck der Auskunftserteilung und deren Vorbereitung gespeicherte Daten werden wir nur für diesen Zweck sowie für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten und im Übrigen die Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO einschränken.

Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. Art. 15 bis 22 DSGVO und § 34 Abs. 2 BDSG.

7. Deine Rechte

Als betroffene Person hast Du das Recht, uns gegenüber Ihre Betroffenenrechte geltend zu machen. Dabei hast Du insbesondere die folgenden Rechte:

Du hast nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang wir personenbezogene Daten zu Deiner Person verarbeiten oder nicht.
Du hast das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO von uns die Berichtigung Deiner Daten zu verlangen.
Du hast das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG von uns die Löschung Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.
Du hast das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.
Du hast das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO die Dich betreffenden personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Sofern Du uns eine gesonderte Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt hast, kannst Du diese Einwilligung nach Maßgabe des Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt.
Wenn Du der Ansicht bist, dass eine Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, hast Du nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

8. Widerspruchsrecht

Du hast nach Maßgabe des Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, gegen Verarbeitungen, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Dich zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, kannst Du gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

9. Datenschutzbeauftragter

Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten unter folgenden Kontaktdaten:

E-Mail: datenschutz@health4business.ch

Herting Oberbeck Datenschutz GmbH

Hallerstr. 76, 20146 Hamburg

https://www.datenschutzkanzlei.de

2. Datenverarbeitungen auf unserem Portal

Bei der Nutzung des Portals erfassen wir Informationen, die Du uns selbst bereitstellst. Außerdem werden während Deines Besuchs auf dem Portal automatisch bestimmte Informationen über Deine Nutzung des Portals durch uns erfasst. Im Datenschutzrecht gilt grundsätzlich auch die IP-Adresse als ein personenbezogenes Datum. Eine IP-Adresse wird jedem mit dem Internet verbundenen Gerät durch den Internetprovider zugewiesen, damit es Daten senden und empfangen kann.

1. Hosting und Verarbeitung von Server-Log-Files

Bei der rein informativen Nutzung unseres Portals werden zunächst automatisiert (also nicht über eine Registrierung) allgemeine Informationen gespeichert, die Dein Browser an unseren Server übermittelt. Hierzu zählen standardmäßig: Browsertyp/ -version, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer URL), IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage und HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Diese Verarbeitung dient der technischen Verwaltung und der Sicherheit der Website. Die gespeicherten Daten werden nach zehn Tagen gelöscht, wenn nicht aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein berechtigter Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung besteht und eine weitere Prüfung und Verarbeitung der Informationen aus diesem Grund erforderlich ist. Wir sind nicht in der Lage, Dich anhand der gespeicherten Informationen als betroffene Person zu identifizieren. Die Art. 15 bis 22 DSGVO finden daher gem. Art. 11 Abs. 2 DSGVO keine Anwendung, es sei denn, Du stellst uns zur Ausübung deiner in diesen Artikeln niedergelegten Rechte zusätzliche Informationen bereit, die deine Identifizierung ermöglichen.

Das Portal wird auf Servern der Amazon Web Services EMEA SARL (AWS) (Luxemburg/ EU) gehostet. Bei der Nutzung von AWS kann eine Übermittlung Deiner personenbezogenen Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Beachte dazu bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“.

2. Cookies

Wir verwenden auf unserem Portal Cookies und vergleichbare Technologien („Cookies“). Bei Cookies handelt es sich um kleine Datensätze, die durch Ihren Browser gespeichert werden, wenn Du eine Webseite besuchst. Hierdurch wird der verwendete Browser gekennzeichnet und kann durch Webserver wiedererkannt werden. Du hast durch Deinen Browser die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Du kannst die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Deines Browsers jederzeit löschen. Du kannst der Verwendung von Cookies durch deine Browsereinstellungen grundsätzlich oder für bestimmte Fälle widersprechen.

Die Verwendung von Cookies ist für den Betrieb unseres Portals technisch notwendig und damit ohne die Einwilligung des Nutzer:innen zulässig.

3. Kontaktmöglichkeiten und Anfragen

Unsere Website enthält Kontaktformulare, über welche Du uns Nachrichten schicken kannst. Der Transfer Deiner Daten erfolgt dabei verschlüsselt (zu erkennen an dem „https“ in der Adresszeile des Browsers). Alle als Pflichtfelder gekennzeichneten Datenfelder sind zur Bearbeitung Deines Anliegens erforderlich. Eine Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass wir Dein Anliegen nicht bearbeiten können. Die Bereitstellung von weiteren Daten erfolgt freiwillig. Du kannst uns alternativ auch über die Kontakt-E-Mail eine Nachricht schicken. Wir verarbeiten die Daten zu dem Zweck, Deine Anfrage zu beantworten. Sofern sich Deine Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages mit uns richtet, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Ansonsten verarbeiten wir die Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, mit anfragenden Personen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Kontaktformulare werden von HubSpotForms, einem Dienst der HubSpot Germany GmbH (Deutschland, EU) bereitgestellt. HubSpot verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich auf unsere Weisung. Eine Übermittlung der Daten in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Weitere Hinweise findest Du unter „Datenübermittlung in Drittländer“.

4. Registrierung

Um das WLP Portal zu nutzen, ist eine Registrierung über die Website erforderlich. Die erforderlichen Angaben sind aus der Eingabemaske zur Registrierung ersichtlich. Es handelt sich in der Regel um Vor- und Nachname, die geschäftliche E-Mail-Adresse sowie ggf. weitere Geschäftsinformationen sofern uns diese nicht im Vorfeld übermittelt wurden. Die Bereitstellung der Informationen, die als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, ist zwingend erforderlich, damit die Registrierung abgeschlossen werden kann. Die bereitgestellten Daten werden zum Zweck der Leistungserbringung verarbeitet. Die Verarbeitung Deiner Daten als Ansprechpartner beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und dient unserem berechtigten Interesse an der Abwicklung des Vertrages mit unserem Kunden.

5. Kauf weiterer Lizenzen

Soweit Du weitere Lizenzen über unser WLP Portal für deinen Arbeitgeber kaufen möchtest, verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich, um die Anfrage abzuwickeln und deinem Unternehmen weitere Lizenzen zur Verfügung zu stellen. Dabei verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten wie bspw. Deinen Name und deine geschäftlichen Kontaktdaten. Alle weiteren Daten beziehen sich auf dein Unternehmen und sind nicht personenbezogen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Abwicklung des Vertrages mit unseren Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Alle als Pflichtfelder gekennzeichneten Datenfelder sind zur Bearbeitung deiner Buchung oder Bestellung erforderlich. Eine Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass wir deine Buchung oder Bestellung nicht bearbeiten können.

6. Versand von transaktionalen E-Mails

Zur Administration deines Zugangs zu unserem Portal versenden wir transaktionale E-Mails. E-Mails werden z.B. dann verschickt, wenn du deinen Account einrichtest oder dein Passwort vergessen hast. Im Zuge dessen werden personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet. Den Versand der E-Mails stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung unseres Portals. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die E-Mails werden über den Dienst Sengrid der Twilio Inc. (USA) versendet. Im Zuge dessen ist eine Datenübermittlung in die USA nicht ausgeschlossen. Twilio hat verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules), die von der Aufsichtsbehörde genehmigt wurden und ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen.

7. Amazon Cloudfront

Wir verwenden auf unserer Website den Dienst Amazon Cloudfront des Anbieters Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg/EU) zur Darstellung von Inhalten. Für eine solche Einbindung ist eine Verarbeitung deiner IP-Adresse technisch notwendig, damit die Inhalte an deinen Browser gesendet werden können. Deine IP-Adresse wird daher an Amazon Web Services übermittelt.

Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unserer Website. Du kannst dieser Datenverarbeitung über die Einstellungen des verwendeten Browsers oder bestimmter Browser-Erweiterungen widersprechen. Bitte beachte, dass es hierdurch zu Funktionseinschränkungen auf der Website kommen kann.

Beim Einsatz des Dienstes kann eine Übermittlung deiner Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Beachte dazu bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Amazon Web Services findest Du in den Datenschutzhinweisen von Amazon Web Services unter https://aws.amazon.com/de/privacy/?nc1=f_pr.

8. Vimeo

Wir nutzen auf unserer Website den Dienst Vimeo der Vimeo, Inc. (USA) zur Einbindung von Videos. Für eine solche Einbindung ist eine Verarbeitung deiner IP-Adresse technisch notwendig, damit die Inhalte an deinen Browser gesendet werden können. Deine IP-Adresse wird daher an Vimeo übermittelt und Vimeo kann möglicherweise eigene Cookies setzen. Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Optimierung unseres Portals und basiert auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Beim Einsatz des Dienstes kann eine Übermittlung deiner Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Beachte dazu bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Vimeo findest Du in den Datenschutzhinweisen von Vimeo unter https://vimeo.com/privacy.

9. Freshworks

Über unser Portal erhältst du Zugriff auf unsere Knowledge Base, deren technische Infrastruktur von Frehsworks Inc. (USA) bereitgestellt wird. Für diese Einbindung ist eine Verarbeitung deiner IP-Adresse technisch notwendig, damit die Inhalte an deinen Browser gesendet werden können. Deine IP-Adresse wird daher an Freshworks übermittelt. Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Bereitstellung einer nutzerfreundlichen Knowledge Base. Beim Einsatz des Dienstes kann eine Übermittlung deiner Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Beachte dazu bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Freshworks findest Du in den Datenschutzhinweisen unter https://www.freshworks.com/privacy/.

Stand: [1.1, 03.08.2023]